Si nos dices que el correo electrónico ha pasado de moda, te pedimos que eches un vistazo a nuestras bandejas de entrada. Ser capaz de ordenar y organizar el lío de mensajes que llegan diariamente es clave para mantener la cordura en el lugar de trabajo.
Tampoco se trata sólo de spam. El spam todavía existe, un hecho molesto de la vida, pero hay maneras de lidiar con eso. Es el aplastamiento de otros correos electrónicos que recibimos – actualizaciones sobre software, invitaciones a eventos, listas de correo a las que nos suscribimos pero nunca nos acordamos de cancelar la suscripción – todo lo cual requiere alguna forma de organizar, ordenar y archivar los mensajes en su lugar correcto, ya sea en una carpeta designada o en la papelera.
Hemos hablado bastante sobre Outlook, incluyendo bases de correo electrónico como componer y enviar , formas de añadir y recibir archivos adjuntos , así como la importación contactos y la gestión de libretas de direcciones . Ahora queremos centrar nuestra atención en el panorama general, centrándonos en la gestión de la bandeja de entrada.
Dominio de la bandeja de entrada de Outlook
Outlook tiene una gran cantidad de funciones incorporadas para ayudarle a filtrar su correo en sus lugares adecuados. Para empezar, si hace clic con el botón secundario en un mensaje o ratón hasta la cinta, notará que hay una función llamada Pasos rápidos.
Si lo ampliamos desde la Cinta, podremos ver esta característica en su totalidad.
Lo primero que hay que recordar es que los Pasos Rápidos son básicamente reglas (hay una característica llamada Reglas, que discutiremos en breve). Lo segundo que hay que recordar es que, a diferencia de Rules, que funciona entre bastidores sin su intervención, Quick Steps depende de su intervención para que funcione.
Lo primero que debe hacer es seleccionar el Paso Rápido que desea crear. Hagamos una simple para ilustrar nuestro punto.
En este Paso Rápido, seleccionamos un mensaje que consideramos misceláneo y hacemos clic en el Paso Rápido, que moverá el mensaje a la carpeta Misc y marcará el mensaje como Leído.
Si hace clic en el botón “Opciones”, podrá ver cómo se construye el Paso Rápido, y también podrá editarlo, como añadir o quitar partes del mismo.
Por ejemplo, en esta captura de pantalla, puede eliminar el paso en el que los mensajes se marcan como Leídos, para que todo se mueva a la carpeta Varios, pero su estado no cambie.
Así es como funcionan los Pasos Rápidos, podríamos pasar bastante tiempo mostrándole varias formas en las que se pueden crear e implementar, pero queremos pasar a las Reglas para ilustrar la diferencia.
Las Reglas Básicas de las Reglas
Como hemos mencionado, los Pasos Rápidos son algo sobre lo que se actúa mientras que las Reglas funcionan automáticamente, entre bastidores, de acuerdo con los criterios que usted especifique. Cuando haga clic en el botón “Reglas”, seleccione “Crear regla…” en la lista desplegable.
Las condiciones primarias para la creación de reglas son bastante básicas y es posible que ni siquiera necesite profundizar en ninguna de las opciones avanzadas, así que sigamos adelante y examinemos algunos de sus aspectos más simples.
En la siguiente ima….
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