Al tratar de manejar un negocio en estos días, es muy importante tener un organigrama para mantenerlo todo manejable. Aquí te mostraremos cómo construir uno en Visio 2010.
Este artículo fue escrito por nuestros amigos en Office 2010 Club .
Necesidad de organigramas
La necesidad de crear Organigramas se está volviendo indispensable en estos días, a medida que las compañías comienzan a enfocarse en la contratación extensiva para lograr una disponibilidad de largo alcance, un aumento en la productividad y en la diversidad de mercados. Teniendo en cuenta este cambio riguroso, la creación de un organigrama puede ayudar a las partes interesadas a comprender la estructura y jerarquía de la organización en constante crecimiento con facilidad. Muestra la estructura básica de la organización junto con la definición de las relaciones entre los empleados que trabajan en diferentes departamentos.
Oportunamente, Microsoft Visio 2010 ofrece una forma sencilla de crear un organigrama. Al igual que hasta ahora, se han utilizado formas ortodoxas de enumerar la jerarquía de la organización para definir la estructura de los departamentos junto con la comunicación posible, incluyendo las comunicaciones horizontales y verticales. Para transformar estas listas, que definen la estructura de la organización, en un gráfico detallado, Visio 2010 incluye un complemento para importar hojas de cálculo de Excel, que resulta muy útil para extraer datos de la hoja de cálculo y crear un organigrama.
Es importante destacar que no es necesario que se entregue al laberinto de definición de jerarquías organizacionales y estructura de tiza, ya que sólo necesita especificar las cabeceras de columna y fila, junto con los datos que necesita importar y creará automáticamente las jerarquías organizacionales que definen los gráficos; jerarquías organizacionales con las credenciales especificadas de cada empleado, categorizadas en sus departamentos correspondientes.
Creación de organigramas en Visio 2010
Para empezar, hemos creado una hoja de cálculo de Excel con campos, Nombre, Supervisor, Designación, Departamento y Teléfono . El campo Nombre contiene el nombre de todos los empleados que trabajan en diferentes departamentos, mientras que el campo Supervisor contiene el nombre de los supervisores o jefes de equipo. Este campo es vital para crear un organigrama, ya que define la estructura básica y la jerarquía en el gráfico.
Ahora inicie Visio 2010, vaya a la pestaña Ver, en el menú Complementos, en Opciones de la empresa y haga clic en Asistente para organigramas.
Esto iniciará el Asistente del Organigrama, en el primer paso, habilite la opción Información que ya está almacenada en un archivo o base de datos y haga clic en Siguiente.
Como estamos importando una hoja de Excel, seleccione la segunda opción para importar la hoja de cálculo de Excel.
Especifique la ruta del archivo de Excel y haga clic en Siguiente para continuar.
En este paso, es necesario especificar los campos que realmente definen la estructura de una organización. En nuestro caso, estos son los campos Name & Supervisor . Después de especificar los campos, haga clic en Siguiente para continuar.
Como organigrama es principalmente para mostrar la jerarquía de los departamentos/empleados que trabajan en la organización junto con la forma en que están vinculados entre sí, y quién supervisa a quién. Teniendo esto en cuenta, en este paso dejaremos fuera el campo Supervisor, ya que su inclusión no sería necesaria ya que Visio tiza automáticamente la estructura básica definida en la hoja de Excel. Añada el resto de los campos en la categoría Campos mostrados y haga clic en Siguiente.
Ahora elija los campos que desea incluir en las formas del Organigrama y haga clic en Siguiente.
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