Si trabajas en una oficina, lo más probable es que pases mucho tiempo tratando con el correo electrónico, muy probablemente en Microsoft Outlook. Vale la pena tomarse un poco de tiempo para que Outlook muestre la información que necesita. Para el correo electrónico, la mejor manera de hacerlo es con vistas de carpetas. Así es como funcionan.
Índice de contenido
¿Qué es una vista de carpetas?
Cada lugar en el que guarde su correo electrónico en Outlook, ya sea la bandeja de entrada, los elementos enviados, el archivo, los elementos eliminados o cualquier otro lugar, es una carpeta. Cada una de esas carpetas tiene el mismo aspecto de forma predeterminada, con columnas que contienen metadatos sobre el correo electrónico, como el remitente, el asunto, la fecha y la hora de recepción, etc. Outlook agrupa los mensajes de correo electrónico por fecha (con el último en la parte superior), le da estilo a los mensajes no leídos en negrita azul y muestra los mensajes que has leído en una fuente negra normal.
Esta es la carpeta por defectoview.
Pero puedes cambiar esa vista si quieres. Puede crear una vista diferente para cada carpeta, o puede crear una vista de carpeta que le guste y aplicarla a cada carpeta. Outlook incluso tiene algunas vistas incorporadas alternativas con las que puede empezar.
Cómo cambiar a otra vista incorporada
Para empezar, cambiemos a una de las otras vistas incorporadas haciendo clic en Ver> Cambiar vista.
La vista Compacta es la vista predeterminada que utiliza cada carpeta, pero puede cambiar a cualquiera de las otras dos:
- Soltero:Esto elimina la agrupación Por fecha y muestra todos sus mensajes en una lista simple.
- Vista previa:Esto (algo contraintuitivamente) elimina el panel de vista previa.
Cómo personalizar la vista existente
Puede personalizar la vista de la carpeta actual haciendo clic en Ver> Ver configuración.
Se abre la ventana Configuración avanzada de la vista, donde puede cambiar todo tipo de cosas sobre la vista.
Cambiaremos las columnas mostradas y la configuración de ordenación como ejemplo. Haga clic en “Columnas” para abrir la ventana Mostrar columnas.
Seleccione “Mención” en la columna de la derecha, haga clic en el botón “Eliminar” y, a continuación, haga clic en “Aceptar”.
En la ventana Advanced View Settings, haga clic en el botón “Sort” para abrir la ventana Sort.
En el menú desplegable “Ordenar elementos por”, seleccione “De” y haga clic en “Aceptar”.
Ahora haga clic en “Aceptar” en la Configuración de la Vista Avanzada. La vista de carpetas ha cambiado de forma que la columna “Mención” está oculta y la carpeta está ordenada por la persona que envió el correo.
Estos son sólo dos ejemplos rápidos de lo que usted puede hacer. Puede agregar o eliminar muchas columnas diferentes, agrupar y ordenar los mensajes de diferentes maneras, e incluso cambiar las fuentes y estilos utilizados para mostrar los mensajes. Juega con las diferentes opciones para encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades.
Aplicar una vista a otras carpetas
Una vez que haya personalizado su vista, puede aplicar la misma vista a cualquier otra carpeta sin tener que personalizar cada una de ellas. Haga clic de nuevo en Ver> Ver configuración y, esta vez, haga clic en el comando “Aplicar vista actual a otras carpetas”.
Seleccione las carpetas a las que desea aplicar la vista y, a continuación, haga clic en “Aceptar”.
Puede seleccionar tantas carpetas (o subcarpetas) como desee.
Guardar una vista de carpeta personalizada
También puede mantener su vista personalizada como un….
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