Buscar en Outlook es bastante fácil, pero ¿por qué molestarse en escribir las mismas búsquedas una y otra vez si las realiza regularmente? Las Carpetas de Búsqueda Personalizada le permiten guardar esas búsquedas personalizadas para que pueda volver a ellas con sólo un clic o dos.
Y si bien es tentador pensar que las Carpetas de Búsqueda Personalizada son como una búsqueda guardada, en realidad son mejores que eso. Dado que se actualizan automáticamente, en realidad funcionan más como carpetas virtuales, similares a la función Etiquetas de Gmail, pero más potentes. ¿Quieres una carpeta que muestre sólo los mensajes no leídos de una persona determinada y que tengan uno o más archivos adjuntos? No hay problema.
Echemos un vistazo a cómo configurarlos.
Índice de contenido
Crear una carpeta de búsqueda predefinida en Outlook
Outlook ya tiene varias carpetas de búsqueda predefinidas que puede utilizar. No puede personalizar ninguno de ellos, pero vale la pena echarle un vistazo en primer lugar por si acaso cubren sus necesidades.
Para empezar, encontrará sus carpetas de búsqueda en la parte inferior de la lista de carpetas del archivo de datos de Outlook en el lado izquierdo de la ventana. Cada archivo de datos tiene su propia carpeta de búsqueda, por lo que si utiliza Outlook para comprobar más de una cuenta, puede configurar diferentes carpetas de búsqueda para cada una.
Sin embargo, ni siquiera podrá seleccionar la carpeta “Search Folders” hasta que haya creado su primera carpeta de búsqueda. Para crear una carpeta de búsqueda, cambie a la ficha “Carpeta” de la cinta y, a continuación, haga clic en el botón “Nueva carpeta de búsqueda”.
Se abre la ventana Nueva carpeta de búsqueda. Verá un montón de carpetas de búsqueda predefinidas organizadas en categorías como Reading Mail, Mail From People And Lists y Organizing Mail. La mayoría de las carpetas son bastante auto-explicativas, así que no las cubriremos en detalle – usted puede simplemente hojearlas.
Aquí, estamos creando una nueva carpeta de búsqueda que muestra el correo no leído. Es una carpeta de búsqueda muy útil porque muestra todo el correo no leído, sin importar en qué carpeta esté almacenado. Sólo tiene que hacer clic en la carpeta de búsqueda que desea crear y, a continuación, pulsar el botón “Aceptar”.
Bastante simple, ¿verdad? Ahora, echemos un vistazo a la creación de sus propias carpetas de búsqueda personalizadas, que son mucho más potentes.
Crear una carpeta de búsqueda personalizada en Outlook
Las carpetas de búsqueda personalizadas le permiten criterios adicionales que las carpetas de búsqueda predefinidas no incluyen: puede buscar prácticamente por cualquier campo que contenga un mensaje de Outlook. Más importante aún, puede crear una carpeta de búsqueda personalizada que utilice varios criterios para seleccionar los mensajes. Por ejemplo, puede tener un solo mensaje para mostrar de ciertas personas y que tengan palabras específicas en la línea de asunto.
Para crear una carpeta de búsqueda, cambie a la ficha “Carpeta” de la cinta y, a continuación, haga clic en el botón “Nueva carpeta de búsqueda”.
En la ventana Nueva carpeta de búsqueda, desplácese hacia abajo hasta el final de la lista, seleccione la opción “Crear una carpeta de búsqueda personalizada” y, a continuación, haga clic en el botón “Elegir” que aparece.
En la ventana Carpeta de búsqueda personalizada, escriba un nombre para la carpeta.
A continuación, configurará los criterios para la búsqueda, así que pulse el botón “Criterios”.
La ventana Search Folder Criteria (Criterios de la carpeta de búsqueda) le permite personalizar realmente su búsqueda, y puede seleccionar todos los criterios disponibles que desee.
La pestaña “Mensajes” contiene criterios básicos que le permiten buscar palabras específicas en el asunto o cuerpo del mensaje, remitentes y destinatarios. También puede limitar la búsqueda a los mensajes en los que usted es la única persona en la lista “Para”…
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