En un artículo reciente, introdujimos la función Excel llamada VLOOKUP y explicamos cómo se puede utilizar para recuperar información de una base de datos en una celda de una hoja de cálculo local. En ese artículo mencionamos que había dos usos para VLOOKUP, y sólo uno de ellos se refería a la consulta de bases de datos. En este artículo, el segundo y último de la serie VLOOKUP, examinamos este otro uso menos conocido para la función VLOOKUP.
Si aún no lo ha hecho, por favor lea el primer artículo de VLOOKUP – este artículo asumirá que muchos de los conceptos explicados en ese artículo ya son conocidos por el lector.
Cuando se trabaja con bases de datos, VLOOKUP recibe un “identificador único” que sirve para identificar el registro de datos que deseamos encontrar en la base de datos (por ejemplo, un código de producto o un ID de cliente). Este identificador único debe existir en la base de datos, de lo contrario VLOOKUP nos devuelve un error. En este artículo, examinaremos una forma de usar VLOOKUP en la que no es necesario que el identificador exista en la base de datos. Es casi como si VLOOKUP pudiera adoptar un enfoque de “lo suficientemente bueno es lo suficientemente bueno” para devolver los datos que estamos buscando. En ciertas circunstancias, esto es exactamente lo que necesitamos.
Ilustraremos este artículo con un ejemplo del mundo real – el de calcular las comisiones que se generan sobre un conjunto de cifras de ventas. Empezaremos con un escenario muy simple, y luego lo haremos progresivamente más complejo, hasta que la única solución racional al problema sea el uso de VLOOKUP. El escenario inicial en nuestra empresa ficticia funciona así: Si un vendedor crea más de $30,000 en ventas en un año dado, la comisión que gana por esas ventas es del 30%. De lo contrario, su comisión es sólo del 20%. Hasta ahora esta es una hoja de trabajo bastante simple:
Para usar esta hoja de trabajo, el vendedor introduce sus cifras de ventas en la celda B1, y la fórmula en la celda B2 calcula la tasa de comisión correcta a la que tiene derecho a recibir, que se usa en la celda B3 para calcular la comisión total que se le debe al vendedor (que es una simple multiplicación de B1 y B2).
La celda B2 contiene la única parte interesante de esta hoja de trabajo – la fórmula para decidir qué tasa de comisión usar: la de abajo , el umbral de $30.000, o la de arriba , el umbral. Esta fórmula hace uso de la función Excel llamada IF . Para aquellos lectores que no están familiarizados con IF, funciona así:
Condición IF( ,valor si es verdadero,valor si es falso )
Donde la condición es una expresión que evalúa a true o false . En el ejemplo anterior, la condición es la expresión B1, que puede leerse como “¿Es B1 menor que B5? Si la respuesta a esta pregunta es “sí” (true), entonces usamos el valor si es true parámetro de la función, a saber B6 en este caso – la tasa de comisión si el total de ventas estaba por debajo del umbral. Si la respuesta a la pregunta es “no” (falso), entonces usamos el valor si es falso parámetro de la función, a saber B7 en este caso – la tasa de comisión si el total de ventas estaba por encima del umbral.
Como puede ver, usar un total de ventas de $20,000 nos da una tasa de comisión del 20% en la celda B2. Si ingresamos un valor de $40,000, obtenemos una tasa de comisión diferente:
Así que nuestra hoja de cálculo está funcionando.
Hagámoslo más complejo. Vamos a introducir un segundo umbral: Si el vendedor gana más de $40,000, entonces su tasa de comisión aumenta al 40%:
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