Este artículo fue escrito por Askar, el geek detrás del sitio tecnológico DemoGeek.
Si trabaja en equipo o cuando está tratando con sus clientes, puede que quiera asegurarse de que distribuye sus documentos de la manera correcta para que la información en el documento llegue a la audiencia correcta y se respete la confidencialidad de la información.
Word 2007 tiene una función con la que puede preparar formalmente su documento Word para su correcta distribución a un grupo de personas o incluso a cualquier persona con cierto factor de credibilidad.
Preparación
Inicie Word 2007 y cree el documento de la forma que desee.
Una vez que esté satisfecho con el documento y esté listo para distribuirlo, haga una pausa un momento antes de acceder a la aplicación de correo electrónico y siga estos sencillos pasos para que el documento esté listo para su distribución. Tenga en cuenta que estos pasos están aislados y lo que eso significa es que usted puede elegir los pasos que quería seguir.
Haga clic en el botón Office y haga clic en la opción de menú ” Preparar “. Hay 7 opciones diferentes que debería poder ver. Le explicaré cada una de estas opciones para que pueda elegir la combinación adecuada de opciones para sus necesidades de distribución.
Propiedades del documento
El primero de la lista es la opción ” Propiedades” con la que puede introducir información de metadatos sobre el documento.
Puede introducir el nombre del autor del documento, el título, el asunto, las palabras clave, la categoría, el estado y los comentarios.
Algunos de ellos se pueden ver a través del diálogo Archivo>> Propiedades .
Tenga en cuenta que una vez que finalice el documento no podrá ver estas propiedades, pero hasta entonces puede asociar propiedades con su documento para que otros puedan hacerse una idea del documento antes de abrirlo.
Inspeccionar documento
La segunda opción de la lista es la opción ” Inspeccionar documento “. Como parte de la preparación para distribuir su documento, usted puede inspeccionar el documento en busca de comentarios, revisiones, marcas de revisión y anotaciones de tinta. Puede buscar metadatos ocultos o cualquier información personal que se haya guardado con el documento. Puede inspeccionar cualquier dato XML personalizado que se haya almacenado con el documento. También puede inspeccionar cualquier información sobre encabezados, pies de página y marcas de agua. Finalmente, también puede inspeccionar cualquier texto oculto en el documento.
Elija las opciones de inspección que quería asegurarse antes de distribuir el documento y cuando pulse el botón ” Inspeccionar ” Word inspeccionará el documento y le notificará de cualquier elemento que encuentre en su inspección.
Los artículos que necesitan su atención serán marcados con un signo de exclamación y usted puede elegir volver a inspeccionar si lo desea.
Cifrar documento
El tercero en la lista es la opción ” Encriptar documento “. Seleccione esta opción si desea que el documento sea visto sólo por determinadas personas en las que confía. Le permite encriptar el documento con una contraseña de su elección y los usuarios tienen que introducir esta contraseña para ver el documento.
Elija una contraseña que pueda distribuir al grupo. Mi consejo es que no elijas una contraseña que utilices personalmente, sino una contraseña que nadie pueda usar para rastrear tus cuentas en línea o cualquier cuenta sensible que utilices personalmente.
Confirme la contraseña una vez más. Las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas y se aseguran de que….
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