Cómo grabar macros y automatizar tareas tediosas en Microsoft Word

Las macros son fragmentos básicos de programación que le permiten pulsar un botón rápido o un atajo de teclado para activar una acción pregrabada. He aquí cómo hacerlas fáciles en Word.

¿Qué es una macroinstrucción?

Una macro es en realidad sólo una grabación de una serie de pulsaciones de botones, clics y escritura. Cuando grabe una macro, simplemente presione grabar, realice los pasos que desee automatizar, detenga la grabación, deje que Word cree la programación por usted y, a continuación, asigne la macro a un botón o a un método abreviado de teclado. Siempre que desee realizar esa serie de acciones en el futuro, sólo tiene que activar la macroinstrucción.

Puede utilizar macros para todo tipo de cosas. Honestamente, las posibilidades son casi ilimitadas. Por ejemplo, puede configurar una macro que cree un nuevo pie de página con la información de su empresa, formatear el texto como desee e incluso insertar números de página. Entonces, ¿por qué no hacer esto usando una plantilla con un poco de texto de boilerplate? Bueno, tú puedes. Pero, ¿qué sucede cuando se tiene un documento existente al que se quiere añadir ese material?

También puede crear macros para insertar tablas ya formateadas de un tamaño específico, buscar un estilo de párrafo específico o simplemente insertar algún texto.

Vamos a usar el ejemplo muy básico de insertar texto para guiarte a través de cómo grabar una macro. Pero usa tu imaginación y experimenta. Se sorprenderá de lo mucho que puede hacer con ellos.

Cómo grabar una macro

Primero, cree un nuevo documento de Word en blanco en el que trabajar. Podrá guardar sus macros en una base de datos de todo el sistema, por lo que no tendrá que crear nuevas macros para cada documento en el que trabaje. En el documento en blanco, cambie a la pestaña “Ver” de la cinta, haga clic en el menú desplegable “Macros” y, a continuación, haga clic en el comando “Grabar macro”.

A continuación, dé a su macro un nombre apropiado y escriba una breve descripción. Es un paso importante, especialmente si estás planeando hacer muchas macros. Para nuestro ejemplo, vamos a crear una especie de inserción de texto en broma que escribe el nombre: “Lwaxana Troi, Hija de la Quinta Casa, poseedora del Cáliz Sagrado de Rixx, heredera de los Anillos Sagrados de Betazed”, algo que no querríamos escribir una y otra vez si fuera nuestro título completo.

Elija si desea asignar su macro a un botón o a un método abreviado de teclado. Y finalmente, elija dónde almacenar su macro. El valor por defecto es almacenarlo en la plantilla maestra de Word (un archivo llamado Normal.dotm) para que pueda usarlo en todos sus documentos. Pero, si lo desea, también puede almacenarlo sólo en el documento actual. Haga clic en el botón “Aceptar” cuando haya terminado.

Por el bien de este explicador, le mostraremos el proceso de creación tanto para el botón como para el teclado. Y tenga en cuenta que siempre puede hacer clic en el botón “Macros” del menú y editar estos ajustes más tarde si desea cambiarlos.

Si elige la opción “Botón”, aparecerá una pantalla que le permitirá elegir dónde guardar el nuevo botón. El valor predeterminado es colocarlo en la barra de herramientas de acceso rápido. Haga clic en el nombre de la macro en la columna de la izquierda y, a continuación, haga clic en el botón “Añadir” para añadir la macro a la lista de botones de la barra de herramientas que se muestra a la derecha. Cuando haya terminado, haga clic en el botón “Aceptar”.

Si está asignando su macro a un método abreviado de teclado, verá la siguiente pantalla. Asegúrese de que el nombre de la macro está seleccionado en el panel “Comandos”, haga clic dentro de la casilla “Presionar nueva tecla de acceso directo” y, a continuación, presione el combo de teclado que desee utilizar. Puede elegir casi cualquier combinación de Ctrl, Alt, Shift y cualquier otra llave primaria, pero tenga en cuenta que necesitará una que no esté ya asignada a un acceso directo de Word o Windows/macOS.

Para nuestra macro broma de Star Trek, con….

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