Es probable que tenga algún texto que escriba a menudo en sus documentos de Word, como las direcciones. En lugar de volver a escribir este texto cada vez que lo necesite, puede poner este texto común en un documento de Word y hacer referencia a él en otros documentos; incluso se actualizará automáticamente en todos sus documentos si lo cambia.
Digamos que quiere poner su dirección en el pie de sus documentos, pero la dirección cambia de vez en cuando. Puede almacenar la dirección en un documento Word común separado y utilizar un campo en su informe para extraer el texto del documento común y actualizarlo cada vez que cambie. Te enseñaremos cómo hacerlo.
Para empezar, cree un nuevo documento de Word que le servirá como repositorio para la dirección que desea insertar en otros documentos de Word. Guárdelo en un lugar al que puedan acceder otros documentos. Por ejemplo, no lo guarde en una unidad de red a la que no siempre tenga acceso.
Vamos a usar marcadores para referirnos a la dirección en nuestro documento común. Escriba la cadena de texto que desea insertar en otros documentos (en nuestro caso, la dirección). Cree un marcador resaltando el nombre y yendo a Insertar> Marcador y dándole un nombre, como “Dirección”. Vea nuestra guía de marcadores en Word para obtener información sobre cómo crearlos.
Tenga en cuenta que los nombres de los marcadores no pueden tener espacios. Recomendamos poner el nombre del marcador encima de cada elemento de su archivo de información común para que sepa fácilmente qué nombre usar para cada elemento. Esto es especialmente útil si planea tener muchos elementos reutilizables en este documento común. En nuestro ejemplo, añadimos nuestra dirección al documento de información común y pusimos el nombre del marcador, “Address”, sobre el elemento.
RELATIVO: Cómo agregar un encabezado o pie de página a un documento de Word
Una vez que haya agregado el elemento a su documento común, puede guardarlo y cerrarlo. Abra el documento en el que desea insertar la dirección y sitúe el cursor en el lugar en el que desea que se sitúe el texto. Para nuestro ejemplo, vamos a añadir un pie de página e insertar la dirección allí.
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