Si encuentras que estás enviando correos electrónicos a las mismas personas todo el tiempo durante el día, es tedioso ingresar sus direcciones individualmente. Hoy nos fijamos en la creación de Grupos de Contacto para hacer el proceso mucho más fácil.
Crear grupos de contacto
Abra Outlook y haga clic en New Items More Items Contact Group.
Se abre la ventana Grupo de contratos. Ponga un nombre a su grupo, haga clic en Agregar miembros y seleccione las personas que desea agregar en sus contactos de Outlook, en la Libreta de direcciones o en Crear nuevos contactos.
Si selecciona de su libreta de direcciones, puede desplazarse y añadir los contactos que desee. Si tiene una gran cantidad de contactos, es posible que desee buscarlos o utilizar Búsqueda avanzada.
Si quieres añadir un nuevo contacto de correo electrónico a tu grupo, sólo tienes que introducir su nombre para mostrar y su dirección de correo electrónico y, a continuación, hacer clic en Aceptar. Si desea que el nuevo miembro se agregue a su lista de contactos, asegúrese de que Añadir a contactos esté marcado.
Después de tener los contactos que desea en el grupo, haga clic en Guardar y cerrar.
Ahora, al redactar un mensaje, debería poder escribir el nombre del grupo de contactos que ha creado…
Si desea asegurarse de que todos están incluidos en el grupo, haga clic en el icono más para expandir los contactos. Aparecerá un cuadro de diálogo que le dirá que se mostrarán los miembros del grupo y que no podrá volver a ocultarlo. Marque la casilla para no volver a ver el mensaje y, a continuación, haga clic en Aceptar.
A continuación, los miembros del grupo aparecerán en el campo Para. Por supuesto, también puede introducir un grupo de contacto en los campos CC o CCO.
Agregar o quitar miembros a un grupo de contactos
Después de expandir el grupo, es posible que notes que algunos contactos no están incluidos, o que hay un contacto antiguo que ya no quieres que esté en el grupo. Haga clic en el botón Para…
Haga clic con el botón derecho en el grupo de contactos y seleccione Propiedades.
Ahora puede seguir adelante y agregar miembros…
O bien, resalte un miembro y elimínelo… cuando haya terminado, haga clic en Guardar y cerrar.
Si necesitas enviar mensajes de correo electrónico a varias de las mismas personas, la creación de Grupos de Contacto es una excelente forma de ahorrar tiempo al no tener que introducirlos de forma individual. Si trabajas en una gran empresa, es imprescindible crear Grupos de Contacto por departamento!
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