Las reglas del lado del servidor se ejecutan en el servidor en lugar de en el cliente de Outlook, por lo que le permiten aplicar reglas antes de que los mensajes lleguen al sistema. He aquí cómo funcionan y lo que puedes hacer con ellos.
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¿Qué son las reglas del lado del servidor?
Cuando se configuran reglas normales en Outlook, sólo funcionan cuando la aplicación Outlook está abierta en el sistema. Éstas se denominanreglas del lado del cliente porque funcionan en la aplicación cliente de Outlook. Son ideales para cosas como filtrar el correo electrónico en diferentes carpetas, ya que las reglas se activan cuando abres Outlook o cuando cualquier mensaje llega a tu bandeja de entrada.
Pero, ¿qué sucede si desea que las reglas se activen cuando Outlook esté cerrado, como por ejemplo, el reenvío de mensajes a un colega mientras está de vacaciones? Para ello, necesitareglas del lado del servidor, que funcionan en el servidor que maneja su correo, independientemente de si tiene Outlook abierto en su ordenador. Outlook también le permite crearlos, así que vayamos paso a paso por el proceso.
Advertencia:Las reglas del lado del servidor funcionan si está utilizando Microsoft Exchange para su servidor de correo electrónico (ya sea O365 basado en la nube o un servidor de Exchange local), pero no si está utilizando Outlook para procesar correo de un proveedor como Gmail o Yahoo! Aún puede configurar una respuesta fuera de la oficina y reglas para una cuenta que no sea de Microsoft, pero tendrá que dejar Outlook en funcionamiento. Si eso es lo que necesitas, tenemos instrucciones para ti .
Cómo configurar reglas del lado del servidor
Usted crea reglas normales (del lado del cliente) en el Administrador de reglas yendo a Inicio> Reglas, pero no las estamos usando. En su lugar, vaya a Archivo> Opciones y haga clic en el botón “Respuestas automáticas”.
Para empezar a crear una regla del lado del servidor, haga clic en el botón “Reglas”.
Esto abre el panel de Reglas de Respuesta Automática, y como puedes ver, no hay mucho que puedas hacer excepto hacer clic en el botón “Añadir Regla”.
La ventana Editar regla que se abre es donde puede formar su nueva regla del lado del servidor.
Verá que las opciones para estas reglas son mucho más simples que en el Administrador de reglas. Esto se debe a que está limitado a acciones que puede realizar el servidor. Si desea que Outlook reproduzca un sonido específico cuando llega un correo de su jefe, sólo puede hacerlo con una regla del lado del cliente.
Supongamos que uno de los miembros del equipo está ausente, y quieren que cualquier correo acerca de How-To-Geek sea movido a una carpeta específica y reenviado a una persona específica. Primero, seleccionaban la opción “Enviado directamente a mí”. A continuación, escribían “How-To-Geek” en la línea de asunto. A continuación, seleccionan la opción “Copiar en” y eligen una carpeta. Y finalmente, seleccionaban la opción “Reenviar”, seleccionaban el destinatario en la libreta de direcciones y hacían clic en “Aceptar”.
La regla se añade a la lista de reglas del lado del servidor y luego se ejecutará independientemente de si Outlook está abierto.
Puede agregar tantas de estas reglas como desee. Y obviamente, usted puede hacer más con ellos que el simple ejemplo que hemos mostrado aquí. Puede utilizarlos para cambiar la importancia de los mensajes de contactos específicos o que contengan ciertas palabras en el asunto. O puede hacer que una regla del lado del servidor elimine ciertos tipos de mensajes antes de que lleguen a su bandeja de entrada.
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