Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 ha mejorado sus características de colaboración para que múltiples autores puedan trabajar en un documento en tiempo real. Puede compartir un documento en OneDrive y ver quién está trabajando en él, e incluso obtener un enlace para enviar a otros para acceder fácilmente al documento.
En este artículo utilizaremos Word para ilustrar cómo colaborar en documentos; sin embargo, esta función de colaboración en tiempo real también está disponible en Excel y PowerPoint.
Para empezar, abra el documento que desea compartir y haga clic en el botón “Compartir” de la barra de herramientas situada en la esquina superior derecha de la ventana de Word.
NOTA: Antes de configurar su documento para compartir, debe asegurarse de que tiene una carpeta compartida en su cuenta de OneDrive. O bien, puede utilizar la carpeta “Public” que existe en su cuenta de forma predeterminada.
Aparecerá el panel “Compartir”. Para guardar el documento en la carpeta que compartió en su cuenta de OneDrive, haga clic en “Guardar en la nube”.
En la pantalla “Guardar como”, seleccione la ubicación compartida en la que desea guardar el documento, o haga clic en el botón “Examinar” para seleccionar una ubicación en su cuenta de OneDrive que no esté en la lista reciente.
Si es necesario, navegue hasta la carpeta compartida en el cuadro de diálogo “Guardar como”. Si desea cambiar el nombre del archivo, introduzca un nuevo nombre en la casilla de edición “Nombre del archivo”. Haga clic en “Guardar”.
Volverá al documento y el panel “Compartir” se conectará y le permitirá invitar a la gente a ver o editar el archivo o simplemente verlo. Para invitar a alguien a colaborar en el documento, introduzca la dirección de correo electrónico de ese usuario en el cuadro de edición “Invitar a personas”. Seleccione en la lista desplegable si “Puede editar” o “Puede ver”. Si desea enviar un mensaje personalizado, introdúzcalo en el campo “Incluir un mensaje”. Para compartir el documento, haga clic en “Compartir”.
El usuario se agrega a la lista de personas con las que ha compartido el documento.
También puede especificar si desea compartir los cambios “Siempre” o “Nunca” automáticamente o si desea que se le pregunte (“Pregúnteme”) cada vez que se realice un cambio, seleccionando una opción de la lista desplegable “Compartir cambios automáticamente”.
El usuario con el que compartió el documento recibe un correo electrónico similar a la siguiente imagen. Ellos hacen clic en “Ver en OneDrive” para acceder al documento.
NOTA: Puede obtener fácilmente un enlace al documento compartido para enviarlo por correo electrónico a los usuarios haciendo clic en “Obtener un enlace para compartir” en la parte inferior del panel “Compartir”.
En el panel “Compartir” aparecen dos botones. Si desea enviar un enlace que permita al usuario ver y editar el documento, haga clic en el botón “Crear un enlace de edición”. Para enviar un enlace que sólo permita a un usuario ver el documento y no editarlo, haga clic en el botón “Crear un enlace sólo para ver”.
Aparece la casilla “Editar enlace” que contiene la URL para acceder al documento con los permisos correspondientes. Haga clic en el botón “Copiar” situado a la derecha del buzón para copiar la URL de modo que, por ejemplo, pueda compartir el enlace en el correo electrónico.
Al hacer clic en el enlace que el usuario recibe en ema…..
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