Hay dos maneras de proteger un archivo PDF: una contraseña de propietario y una contraseña de usuario. Le explicaremos el propósito de cada uno y le mostraremos cómo aplicarlos a sus archivos PDF.
La contraseña de Propietario, o Permisos, le permite aplicar permisos a un archivo PDF. Por ejemplo, si no desea permitir que se imprima un archivo PDF o que se extraigan páginas, puede elegir lo que desea permitir y no permitir y aplicar una contraseña de propietario al archivo PDF. La contraseña del propietario también puede llamarse contraseña maestra. Es lo que le permite cambiar esos permisos.
La contraseña de usuario, o Abrir, le permite solicitar al usuario que introduzca una contraseña para ver el PDF. Si no introducen la contraseña correcta, el archivo PDF no se abrirá.
Existen varios servicios en línea para proteger archivos PDF, como PDFProtect, pero si desea agregar una contraseña a un documento sensible, probablemente no se sienta cómodo al cargarlo en un servicio que no conoce. Por lo tanto, nos centraremos en la mejor opción fuera de línea de esta guía.
RELATIVO: Cómo proteger con contraseña documentos y PDFs con Microsoft Office
Hemos explicado cómo crear un archivo PDF protegido con contraseña en Microsoft Word, pero eso sólo añade una contraseña de usuario. No hay opción para agregar una contraseña de propietario. Investigamos un poco y encontramos que la mejor opción para proteger sus archivos PDF fuera de línea es la suite de oficina gratuita LibreOffice. Le mostraremos cómo proteger un documento de Microsoft Word o LibreOffice Writer con una contraseña y cómo crear un archivo PDF protegido con contraseña a partir de un documento.
NOTA: En nuestro ejemplo utilizamos un archivo de Word, pero puede hacer lo mismo con los documentos de LibreOffice Writer (archivos.odt). También puede abrir archivos PDF en LibreOffice. Se abren en LibreOffice Draw, incluso si está en Writer, Calc o Impress, pero el procedimiento para protegerlos con contraseña en Draw es el mismo que en los otros programas de LibreOffice y se describe en la sección “Cómo convertir un documento en un archivo PDF protegido con contraseña”. Estaría convirtiendo un archivo PDF desprotegido a uno protegido por contraseña.
Cómo agregar contraseñas de apertura y permisos a un documento
Antes de empezar, descarga LibreOffice e instálalo, o puedes descarga la versión portátil si prefieres no instalar LibreOffice. Abra LibreOffice Writer y, a continuación, abra un archivo de Word. Haga clic en la flecha hacia abajo en el botón “Guardar” de la barra de herramientas y seleccione “Guardar como” en el menú desplegable.
En el cuadro de diálogo Guardar como, navegue hasta donde desea guardar el documento protegido. Para nuestro ejemplo, vamos a reemplazar el documento original. Si desea guardar el documento protegido como un nuevo archivo, introduzca un nombre diferente para el archivo en la casilla “Nombre de archivo”. Para proteger el documento con contraseña, marque la casilla “Guardar con contraseña”. A continuación, haga clic en “Guardar”.
Si está reemplazando el archivo original, se muestra el cuadro de diálogo Confirmar guardar como. Haga clic en “Sí” para reemplazar el archivo.
En el cuadro de diálogo Establecer contraseña, puede especificar dos tipos de contraseñas, al igual que las contraseñas de usuario y propietario para los archivos PDF. Para pedir al usuario que introduzca una contraseña para ver el documento (como la contraseña de usuario), escriba una contraseña en la casilla “Introducir contraseña para abrir” y en la casilla “Confirmar contraseña” bajo “Cifrar archivo…”.
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