Si alguna vez ha tenido problemas con posibles plataformas de reuniones que reenvían solicitudes a otros, tenemos buenas noticias. Si tiene la última versión de Outlook (2016 o 365) o es suscriptor de Office 365 mediante la aplicación web Outlook, puede impedir que los usuarios reenvíen las convocatorias de reunión.
Conseguir una reunión con los asistentes adecuados puede ser frustrante. Tienes que encontrar un momento en el que todos estén disponibles. Entonces tienes que encontrar una habitación libre. A continuación, espere que los asistentes no reenvíen la convocatoria de reunión a alguien más que no necesite asistir o, lo que es peor, que reenvíen la reunión a un subordinado para que asista en su lugar. No podemos obligar a la gente a ser libre, y no podemos hacer magia en una sala de reuniones, pero si está utilizando Outlook, podemos mostrarle cómo evitar que la gente reenvíe su convocatoria de reunión. Echemos un vistazo.
Update: Uno de nuestros lectores nos llamó la atención que esta técnica sólo está disponible en la versión de Windows de Outlook ynot la versión de macOS. Gracias por señalar esto, Floris!
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Detener el reenvío de una solicitud en Outlook o en la aplicación web de Outlook
Detener el reenvío de una convocatoria de reunión es tan sencillo como voltear una única configuración antes de enviar la convocatoria.
En el cliente Outlook completo, con una convocatoria de reunión abierta, cambie a la pestaña “Reunión”. Haga clic en el botón “Opción de respuesta” y, a continuación, haga clic en la opción “Permitir reenvío” del menú desplegable para desactivarlo (está activado de forma predeterminada).
En Outlook Web App, asegúrese de tener abierta una convocatoria de reunión y de que haya agregado al menos un asistente. Haga clic en el engranaje “Asistentes” y, a continuación, haga clic en el botón “Permitir reenvío” para desactivarlo en esta reunión.
Desafortunadamente, no hay forma de desactivar la opción “Permitir reenvío” de forma predeterminada. Debe desactivarlo cada vez que cree una nueva solicitud.
¿Qué sucede si alguien intenta reenviar mi convocatoria de reunión?
Tres cosas pueden suceder cuando alguien intenta reenviar un mensaje en el que ha desactivado la opción “Permitir reenvío”:
- Si el participante utiliza la misma versión de Outlook que usted (y si trabaja para la misma empresa, es muy probable que lo haga), no tendrá la opción de reenviar la convocatoria de reunión.
- Si están en una versión anterior de Outlook, podrán reenviar la convocatoria de reunión, pero Microsoft Exchange bloqueará la entrega y enviará a su asistente un mensaje de “no entregable”.
- Si utilizan un sistema de correo electrónico que no es de Microsoft, como Gmail, podrán reenviar la convocatoria de reunión sin restricciones. Esto se debe a que los sistemas de terceros no están obligados a respetar la bandera de “no reenviar” de Microsoft. En el futuro es posible que empiecen a respetarlo (a menudo se trata de una situación en la que alguien como Google quiere que Outlook respete una bandera específica de Gmail, por lo que se hace un trato), pero también es totalmente posible que ningún sistema, aparte de Outlook, respete nunca la bandera.
Aún así, mientras esté organizando reuniones con personas de su organización, esto debería funcionar bien.