La fusión de correo de Microsoft Word es una excelente herramienta de productividad. Saber cómo crear líneas de asunto personalizadas y adjuntos que la función básica de fusión de correo de Word no soporta puede ser un salvavidas cuando tiene que escribir correos electrónicos en masa.
En el artículo de hoy, aprenderá a utilizar el Asistente para combinación de correspondencia de Word 2010, a escribir asuntos de correo electrónico personalizados y a configurar diferentes archivos adjuntos para cada uno de los destinatarios del correo electrónico.
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Índice de contenido
Creación de una lista de distribución
La combinación de correspondencia de Word nos ahorra la tediosa tarea de introducir manualmente la dirección de correo electrónico de cada destinatario permitiéndonos importar direcciones de correo electrónico de contactos de Outlook, fuentes de datos de Excel o Access o archivos de datos de Word.
El contacto de Outlook es la mejor opción entre las tres, y si no lo has usado, ahora será un buen momento para actualizar tu libreta de direcciones de Outlook, y te mostraremos cómo hacerlo. Puede saltarse la siguiente sección y empezar a escribir su combinación de correspondencia, si ya sabe cómo configurar el contacto de Outlook; de lo contrario, las dos secciones siguientes le darán algunas indicaciones básicas sobre cómo configurar su contacto de Outlook importando su lista de contactos basada en web.
Configurar su perfil de correo
La configuración del contacto de Outlook comienza con la creación de un perfil de correo electrónico que almacena la dirección de correo electrónico, la contraseña, la información del servidor y los vínculos a otros datos, como los mensajes y las direcciones de correo electrónico.
Puede crear algunos perfiles, cada uno adaptado a una cuenta de correo electrónico específica.
Un nombre de perfil apropiado le permite identificar la cuenta de correo electrónico que usted asocia con su perfil de correo.
Usted tiene la opción de configurar su perfil de correo electrónico usando la dirección de correo electrónico que recibió de su ISP, o su propia cuenta de correo electrónico seleccionando la tercera opción.
Seleccione “Correo electrónico de Internet” para utilizar un proveedor de correo electrónico que ofrezca un servicio POP, por ejemplo, GMail.
Cada proveedor de correo electrónico de Internet tiene una configuración POP diferente, asegúrese de leer su manual de usuario para conocer su configuración POP.
Felicitaciones! Si ve esta pantalla, ha configurado su perfil de correo correctamente. Ahora, estamos listos para configurar nuestra carpeta de contactos de Outlook.
Cómo rellenar la carpeta de contactos
Puede introducir su lista de distribución manualmente en Outlook o importar otras libretas de direcciones basadas en web, como GMail, Yahoo o Hotmail. La mayoría de los proveedores de correo electrónico basados en web nos permiten exportar su libreta de direcciones a una fuente de datos compatible con Outlook. Por ejemplo, Gmail nos da la opción de exportar nuestros contactos a un archivo CSV compatible con Outlook.
La función de importación de Outlook soporta una variedad de tipos de archivos: csv, vcard, RSS, iCalendar, y muchos más, lo que la convierte en una gran herramienta para crear su lista de distribución de combinación de correo.
El archivo CSV se encuentra en la categoría “Otro programa o archivo” de Outlook.
ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, archivos PST, son algunos de los archivos de programa que soporta Outlook – para nosotros, elegimos el tipo de archivo Comma Separated Values (Windows).
Ahora, localiza el archivo CSV que acabamos de exportar de la libreta de direcciones de Gmail.
De todas estas carpetas, la carpeta de contactos es la mejor opción….
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