Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en una presentación de PowerPoint

A veces, se desea incluir los datos en una hoja de cálculo de Excel en una presentación de Microsoft PowerPoint. Hay un par de formas de hacerlo, dependiendo de si desea o no mantener una conexión con la hoja de Excel de origen. Echemos un vistazo.

¿Cuál es la diferencia entre vincular e incrustar?

En realidad, tiene tres opciones para incluir una hoja de cálculo en una presentación de PowerPoint. La primera es simplemente copiar los datos de la hoja de cálculo y luego pegarlos en el documento de destino. Esto funciona bien, pero todo lo que realmente hace es convertir los datos en una simple tabla en PowerPoint. Puede usar las herramientas básicas de formato de tabla de PowerPoint, pero no puede usar ninguna de las funciones de Excel después de la conversión.

Aunque eso puede ser útil a veces, sus otras dos opciones -enlazar e incrustar- son mucho más poderosas, y es lo que vamos a mostrarle cómo hacerlo en este artículo. Ambos son bastante similares, en el sentido de que terminas insertando una hoja de cálculo de Excel real en tu presentación de destino. Se verá como una hoja de Excel, y usted puede usar las herramientas de Excel para manipularla. La diferencia está en cómo estas dos opciones tratan su conexión con la hoja de cálculo original de Excel:

• Sienlaza una hoja de cálculo Excel en una presentación, la presentación de destino y la hoja Excel original mantienen una conexión. Si actualiza el fichero Excel, esas actualizaciones se reflejan automáticamente en la presentación de destino.
• Siincrusta una hoja de cálculo de Excel en una presentación, esa conexión se rompe. La actualización de la hoja Excel original no actualiza automáticamente los datos de la presentación de destino.

Hay ventajas en ambos métodos, por supuesto. Una de las ventajas de vincular un documento (aparte de mantener la conexión) es que mantiene el tamaño del archivo de la presentación de PowerPoint reducido, ya que los datos se siguen almacenando en la hoja de Excel y sólo se muestran en PowerPoint. Una desventaja es que el archivo original de la hoja de cálculo debe permanecer en la misma ubicación. Si no lo hace, tendrá que vincularlo de nuevo. Y como se basa en el enlace a la hoja de cálculo original, no es tan útil si necesita distribuir la presentación a personas que no tienen acceso a esa ubicación.

Por otro lado, la incorporación de esos datos aumenta el tamaño de la presentación, porque todos esos datos de Excel están realmente incorporados en el archivo de PowerPoint. Sin embargo, hay algunas ventajas claras de la incrustación. Por ejemplo, si está distribuyendo esa presentación a personas que podrían no tener acceso a la hoja original de Excel, o si la presentación necesita mostrar esa hoja de Excel en un momento específico (en lugar de actualizarse), tiene más sentido incrustar (y romper la conexión con la hoja original).

Así que, con todo eso en mente, echemos un vistazo a cómo vincular e incrustar una hoja de Excel en Microsoft PowerPoint.

Cómo vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en Microsoft PowerPoint

Vincular o incrustar una hoja de cálculo de Excel en una presentación de PowerPoint es en realidad bastante sencillo, y el proceso para hacerlo es casi idéntico. Comience abriendo la hoja de trabajo de Excel y la presentación de PowerPoint que desea editar al mismo tiempo.

En Excel, seleccione las celdas que desea vincular o incrustar. Si desea vincular o incrustar toda la hoja de trabajo, haga clic en el cuadro que se encuentra en la unión de las filas y columnas en la esquina superior izquierda para seleccionar toda la hoja.

Copie esas celdas presionando CTRL+C en Windows o Comando+C en macOS. También puede hacer clic con el botón derecho en cualquier celda seleccionada y, a continuación, elegir la opción “Copiar” en el menú contextual.

Ahora, cambie a su presentación de PowerPoint y haga clic para colocar el punto de inserción donde desee….

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